Geschäftsbriefe schreiben: Warum ist das so schwierig?

Es ist ein Kreuz mit den Geschäftsbriefen. Gute Geschäftskorrespondenz fällt vielen schwer, weil sie vom alltäglichen Sprachgebrauch so weit entfernt ist. Die Sprache der Geschäftsbriefe sitzt unbequem. Wie ein Konfirmandenanzug. Die jungen  Männer bewegen sich ungelenk, fiebern dem Moment entgegen, in dem Sie endlich die Krawatte lösen, die vornehme Kluft ablegen und wieder in Jeans und Turnschuhe schlüpfen dürfen.

Man merkt es den Texten an, dass ihre Urheber sich beim Geschäftsbriefe Schreiben unwohl fühlen. Ihre Persönlichkeit verschwindet hinter floskelhaften Formulierungen. Der natürliche, leicht verständliche Ausdruck weicht verkrampften Schachtelsätzen; und der sympathisch hilfsbereite Tonfall, den die Kunden beim Fräulein vom Kundendienst so schätzen, fällt vorformulierten Textbausteinen zum Opfer, die ihren Kunden sagen: Du bist für uns nur eine Nummer.

Geschäftsbriefe schreiben: Weg vom Kontorstil

Der distanziert unpersönliche Stil in der geschäftlichen Korrespondenz geht auf den sogenannten Kontorstil zurück. Als die Schreiber der Calwer Tuch- und Handelscompagnie ihre Schriftstücke aufsetzten, war der unpersönliche Stil volle Absicht. Der Schreiber wollte ja nicht von sich berichten, sondern im Auftrag eines Kaufmanns die Position der Compagnie vertreten. Und was heute altmodisch klingt, war damals noch korrekte Höflichkeit.

Die Umgangsformen sind heute, auch im Briefstil, weniger formell als früher. Wer trotzdem an den alten Formen klebt, tönt daher etwas antiquiert. Und auch das persönliche Wort wird sehr geschätzt. Wer persönlich schreibt, ist das Gesicht in der Menge.

So meiden Sie Floskeln

Der schlimmste Feind guter Geschäftsbriefe ist die Floskel. Floskeln sind formelhafte Allerweltsformulierungen, die überall vorkommen und nichts bedeuten. «Für Rückfragen stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung.» Das liest man oft und weiss: Es ist eine Floskel. Der Herr von der Reparaturannahme wird bestimmt nicht am Sonntagnachmittag auf meinen Anruf warten. Somit ist klar: Das ist gar nicht ernst gemeint. Ein leeres Versprechen. Das Problem: Wer durch seine Floskeln als Phrasendrescher entlarvt wird, sabotiert die eigene Glaubwürdigkeit.

Das können Sie vermeiden. Sie müssen beim Schreiben nur aufmerksam bleiben. Wenn plötzlich eine Formulierung in Ihrem Text ist, die Sie gar nicht bewusst hineingeschrieben haben, ist es wahrscheinlich eine Floskel. Denn die Floskeln sind so verbreitet, sie fallen Ihnen oft als Erstes ein. Floskeln sind die Ohrwürmer der Korrespondenz. Meiden Sie sie, wenn Sie Ihren Lesern nicht auf die Nerven fallen wollen.

Die Floskeln sind so allgegenwärtig, dass wir sie kaum mehr wahrnehmen. Daher bietet es sich an, den eigenen Briefstil mit professioneller Hilfe zu entstauben. Das gelingt am besten hier.