Mit KI schneller schreiben: Aus dem Kopf übers Handy in den Text

Schreiben im Büro

Wenn Sie in Ihrer Arbeit komplizierte Sachverhalte durchschauen und aufschreiben müssen, haben Sie es ab sofort viel einfacher. Sie sparen die Hälfte der Zeit und brauchen dafür nur Ihr Handy und die ChatGPT-App.

So geht’s

Öffnen Sie ChatGPT auf Ihrem Handy und klicken Sie dann im grauen Nachrichtenfeld auf das Mikrofon-Symbol (nicht auf das Kopfhörer-Symbol daneben).

Sobald Sie auf das Mikrofon getippt haben, erscheint unten ein graues Feld mit einem grossen blauen Punkt. Das bedeutet für Sie: Sie können jetzt einfach drauf losreden und ChatGPT mündlich erklären, was Sie wollen. Genau so, wie Ihnen der Schnabel gewachsen ist.

Für Schweizer besonders nützlich: Auch Schweizerdeutsche Eingaben kann ChatGPT in korrektes Schriftdeutsch transkribieren.

Damit Sie sich das besser vorstellen können, erkläre ich Ihnen das mal an einem konkreten Beispiel.

Beispiel: Serviceleiter Beat Küenzi

Beat Küenzi ist Serviceleiter bei SWISSMONT.

Die SWISSMONT AG macht Service und Montage für grosse Schweizer Pharma- und Chemieunternehmen. Beat ist dort der Serviceleiter und alle Service-Niederlassungen berichten an ihn. Einmal im Quartal muss er der Geschäftsleitung erklären, wie es läuft.

Statt Stunden mit dem Schreiben und Sortieren seiner Gedanken zu verbringen, nutzt Beat ChatGPT. Er sagt: „Ich möchte für die Geschäftsführung einen Bericht über die Ertragslage der Standorte Zürich, Basel und Bern erstellen.“ Ausserdem will ich auf die neuen Initiativen in Basel und die Schwierigkeiten in Olten eingehen.

Nach dieser Ankündigung kann er einfach alles, was ihm zu diesem Bericht einfällt, in mehr oder weniger geordneter Form in sein Handy sprechen.

Praktische Tipps

Probieren Sie es einfach selber aus. Damit Sie Anfängerfehler vermeiden, habe ich noch ein paar Tipps für Sie:

• Geben Sie ChatGPT nicht zu viele Sprachanweisungen auf einmal. Wenn die Aufnahme länger wird, kann sich ChatGPT schon mal verhaspeln. Sobald Sie ein paar Minuten am Stück geredet haben, klicken Sie kurz auf Aufnahmestopp und lassen diesen Teil transkribieren. Mit dem Rest Ihrer Anweisungen machen Sie einfach in der nächsten Sprachnachricht weiter.
• Sobald Sie ChatGPT alles erzählt haben, was die KI für das Entwerfen des Textes wissen muss, sagen Sie am Ende: „Das waren meine Angaben zum Rohentwurf. Den Rohentwurf jetzt bitte umsetzen.“

Sie reden sich einfach alle Gedanken von der Seele, die in den Bericht gehören. Den Rest überlassen Sie der KI. Die schreibt Ihnen jetzt einen Rohtext, den Sie in Outlook oder Word nachbearbeiten können. Sie dürfen viel erwarten: In neun von zehn Fällen sind diese Rohtexte schon richtig gut. Nicht pulitzerpreisverdächtig, aber für den Büroalltag hervorragend geeignet.

Dieses Verfahren spart bei der Konzeption Ihres Textes wahrscheinlich drei Viertel der sonst nötigen Zeit. Selbst mit der Nachbearbeitung von Hand sind Sie noch doppelt so schnell, als wenn Sie alles wie früher über die Tastatur eingeben.

Schreibe wie du sprichst

Ein weiterer Vorteil: Beim Reden sind wir oft unbefangener und der sprachliche Ausdruck ist verständlicher als die verknorzte Schriftsprache, die sich viele Büromenschen angewöhnt haben.

Daher fühlt sich dieses Verfahren so entspannt an und das Ergebnis liest sich auch für die Empfänger besonders angenehm. Ein doppelter Gewinn.

Probieren Sie es wirklich aus. Dieses Verfahren funktioniert sehr gut, spart enorm viel Zeit und macht richtig Spass.

Und wenn Sie wollen, kommen Sie in meine Schreibwerkstatt. Dort führe ich Ihnen noch live und in Farbe vor, wie Sie auch die Nachbearbeitung auf dem Handy machen können und dem Text auch noch ein augenfreundliches Layout verpassen, ohne sich vor den PC zu setzen.

Zu guter Letzt: Helfen Sie uns und teilen Sie diesen Artikel in den sozialen Medien oder per E-Mail. Wir haben kaum Budget für Werbung und sind auf Empfehlungen angewiesen.

Danke.

Das wars für heute.

Herzliche Grüsse
Matthias Wiemeyer